Házimunka másként - tanácsok otthonról dolgozóknak

Múlt hónapban a koronavírus tombolása miatt teljesen megváltozott Magyarországon és globálisan is a munkarend, legalábbis a munkavállalók jelentős részénél. Hirtelen a korábban elvétve alkalmazott távoli munkavégzés sok helyen általánossá vált, a cégek egyik napról a másikra otthoni irodák kialakítására és használatára állították át dolgozóikat, az iskolák pedig egy hétvége alatt ugrottak meg (jó esetben legalábbis) tíz évnyi fejlődést a távoktatás kényszerű bevezetésével.

Bizonyos szektorokban - elsősorban az IT-hoz szorosabban köthető világban - persze nem számított újdonságnak a saját szoba kényelméből végezhető munka lehetősége, a legtöbb vállalatnál azonban még nem létezett kidolgozott gyakorlat arra, hogyan látható el minden feladat otthonról. Szerencsére a felhasználók bőven kaptak szoftveres segítséget, hiszen ma már rengeteg olyan globális platform létezik, amellyel a céges munkaállomás, a többszereplős videókonferencia vagy az online kollaboráció villámgyorsan megvalósítható és általában az infrastruktúra is problémamentesen lehetővé tette az átállást. Ugyanakkor nem biztos, hogy a hirtelen váltás miatt minden feladatra a legoptimálisabb szoftvert választották, ezért cikkünkben összegyűjtöttünk jó néhány alkalmazást és mutatunk pár tippet, amelyek segíthetnek még gördülékenyebbé tenni az otthoni munkavégzést.

Teremts munkakörülményeket

A legfontosabb dolog, mielőtt az otthoni munkaállomást felépíted, hogy mentálisan is különítsd el az otthoni környezetet a "munkaüzemmódtól". Reggel ugyan a felkelést követően a különleges helyzetre való tekintettel nem kell autóba/tömegközlekedésre ülnöd ahhoz, hogy bejuss a munkahelyedre, de továbbra sem a nyaralásodat töltöd, így mindenképp figyelj oda arra, hogy otthoni ideiglenes "irodádban" is képes legyél koncentrálni a munkára. Ha csak teheted, munkaóráid alatt egy számodra ideális közegben merülj bele feladataid elvégzésébe, és napi rutinodat se törd meg, másképp, amint visszaáll a rend, sokkal nehezebb lesz visszaszoknod. Az irodai légkör megteremtésének érdekében bátran kommunikálj kollégáiddal akár írásban, akár telefonon: akikkel napi szinten társalogsz az irodában, valószínűleg szintén igénylik a társas kapcsolatokat. Otthoni számítógépeden külön munkahelyi felhasználói fiókot is létrehozhatsz erre az időszakra, ezzel megakadályozhatod, hogy a telepített játékok, szoftverek eltereljék figyelmedet a munkafolyamatokról.

Távolról az irodában

Az egyik legcélszerűbb elérési módot a távoli asztali hozzáférés jelenti, így mindenféle extra lépés nélkül, közvetlenül a saját munkaállomásodon dolgozhatsz, annak minden előnyével (belső hálózat elérése, hozzáférés a céges szoftverekhez). A legnagyobb szerencse, hogy a távoli asztali szolgáltatást kínáló szoftverekhez hozzájutsz jelentősebb beállítások elvégzése nélkül, mindössze annyi a teendőd, hogy a céges és az otthoni eszközre is telepíted a megfelelő szoftvert. Céges hálózat esetén egy rendszergazdai beavatkozásra szükség lehet, mivel nem biztos, hogy a távoli eléréshez elengedhetetlen portok a bombabiztosan védett ökoszisztémában tárva nyitva-várják a felhasználókat. Mivel a legtöbb, távoli elérést kínáló szoftver erős titkosítást használ az adatfolyam védelmére, a népszerűbb programokat (TeamViewer, LogMeIn) bátran bevetheted. Amennyiben az irodában elhelyezett munkaállomásodra nincs szükséged, viszont a céges dokumentumok a belső hálózatról érhetők el, egy VPN-kapcsolat kiépítésével orvosolhatod a problémát, amihez külön szoftveres segítségre sem feltétlenül lesz szükséged, a helyi rendszergazdát azonban mindenképp fel kell keresned. Okvetlenül figyelj arra VPN használata során, hogy a titkosított alagút, amelyen keresztül a céges hálózatra csatlakozol, ugyan privát, az adatforgalmad viszont a belső hálózaton fut keresztül, így a főnökeid azt is láthatják, ha te a céges neten keresztül egész nap a Netflixen lógsz.

Online meetingek

Valószínűleg azoknál a cégeknél, ahol a rendszeres, nagyobb létszámú, személyes jelenlétet igénylő ülések/megbeszélések/találkozók elengedhetetlenek, már bevett gyakorlat, hogy az esetleges szükségszerű távolmaradás (mondjuk egy céges külföldi kiküldetés) esetén valamilyen videókonferencia keretében távolról csatlakozhatnak be a kollégák. Home office során is hasonlóképpen megoldható a helyzet, ehhez rengeteg szolgáltatás áll rendelkezésre, sőt a legtöbb még számítógépet és hozzá kapcsolt webkamerát sem igényel, okostelefonról is egyszerű a belépés. Nagy létszámú felhasználók egyidejű csatlakozásához érdemes egy csoportos chatet élesíteni, így a folyamatos kapcsolattartás mellett a legfontosabb információkat is könnyen visszakereshetik a beszélgetés résztvevői. Ilyen feladatra tökéletes lehet például a Discord, a Facebook Messenger, a Skype vagy a Microsoft Teams. Ha ragaszkodtok a videós konferenciabeszélgetésekhez, akkor az Around segítségével 15 fős, csoportos hívást is indíthattok, de akár a Zoom tömegeket kezelni képes, többszereplős konferenciahívás-csomagjára is előfizethettek. Ha persze csak kisebb, néhány fős csapatokban és kevésbé formális módon szerveznétek meg ezeket a meetingeket, akkor a Messenger is tökéletes választás lehet, a filterek használatát azonban ilyenkor is érdemes mellőzni.

Csapatmunka a virtuális térben

Ugyan néhány esetben elektronikus levelezés útján is megoldhatjátok a fájlküldéseket és a csapatmunkát a virtuális térben, rengeteg hatékonyabb megoldás van arra, ha kollaborációban szeretnétek egy-egy állományt szerkeszteni. Ez talán dokumentumok esetében jelenti a legkevesebb problémát, mert az online dokumentumkezelő szolgáltatások (OneDrive, Google Drive) lehetővé teszik, hogy a kiválasztott dokumentumokat (legyen szó táblázatról, szöveges állományról vagy épp prezentációról) valós időben, nyomon követhető változtatásokkal, egyszerre akár többen is módosítsátok. Emellett jó néhány olyan szoftver is létezik, amely alapértelmezetten is tartalmaz közös szerkesztési lehetőséget, így ha egy specifikus alkalmazás foglalkoztat, mindenképp érdemes lehet a fejlesztője oldalán körülnézned, hogy elérd ezt az opció. A feladatok kiosztásához már érdemesebb egy külön erre a célra fejlesztett platformot élesíteni, ugyanis sokan mind a mai napig szerkeszthető online táblázatokat használnak, annak ellenére, hogy rengeteg olyan eszköz létezik, amelyekkel a közös munka szervezése, a feladatok kiosztása és a határidők szem előtt tartása egyszerűen megvalósítható. Ilyen szervezési munkákban hatalmas segítségedre lehet a Trello és a Slack is.

Top 10 szolgáltatás

Around

Lebegő csevegőfejek segítségével valósítja meg a tömeges videókonferenciákat ez az alkalmazás. Sajnos okostelefonos változattal nem rendelkezik.

Zoom

Gigantikus méretű konferenciahívásokra és távoktatásra is tökéletes ez a felület. Az ingyenes környezet viszonylag limitált funkcionalitást kínál.

Trello

A Trello kártyáinak segítségével a feladatok szervezése és kiosztása, valamint a határidők szem előtt tartása gördülékenyen megvalósítható.

Microsoft Teams

A Microsoft virtuális csapatmunkát támogató platformjával a fájltovábbítás, a videós csevegés és a feladatok kiosztása is.egyszerűen megvalósítható

LogMeIn

A hazai cég ingyenes hozzáférést kínál távmunkát segítő szoftvereihez oktatási intézményeknek, egészségügyi, állami, önkormányzati és nonprofit szervezeteknek.

Discord

Sokáig csak videojátékos platformként ismerték a Discordot, mára azonban számos terület felfedezte a hanghívásaiban és chatszobáiban rejlő lehetőségeket.

Google Drive

A Google szolgáltatásain keresztül elérhető dokumentumszerkesztőt egyszerre akár többen is használhatjátok. Okostelefonról is jól használható.

Skype

Akár tízfős videókonferenciákra is lehetőséget ad a Skype, és ugyan a vállalati verziót felváltotta a Teams, azért még így is rengeteg funkciót kínál.

Facebook Messenger

A Facebook csevegőalkalmazásának nagy előnye, hogy a legtöbb felhasználónak ismerős a felülete. Kérdés, hogy így mennyire hatékonyan keverhető a munka a magánélettel.

TeamViewer

Céges számítógéped távoli vezérlésének legegyszerűbb módját kínálja ez az alkalmazás, csak a bejelentkezési azonosítót kell megjegyezned a távoli eléréshez.